Na Gestão de Tesouraria moderna, deixou de fazer sentido lidar com uma quantidade infindável de papel proveniente de várias fontes. Gerir a documentação inerente aos processos de tesouraria numa organização está atualmente facilitada por programas de gestão de tesouraria que incorporem funcionalidades de arquivo digital. Este tipo de ferramentas representam inúmeras vantagens para a organização e para os tesoureiros e profissionais da gestão de tesouraria, entre as quais:
1.Facilidade de acesso e eficiência
Um dos benefícios mais significativos de ter um arquivo digital é a facilidade de acesso. A manipulação de documentos em papel torna a acessibilidade e mobilização da informação particularmente difícil. Com um arquivo digital, todos os documentos essenciais da gestão de tesouraria, desde documentos financeiros, contratos e outros compromissos, ficam disponíveis à distância de alguns cliques. Esta acessibilidade quase instantânea poupa tempo e melhora a eficiência global dos processos inerentes ao dia-a-dia do tesoureiro.
2.Segurança e Continuidade do Negócio
A utilização e gestão de documentação exclusivamente em papel representa um perigo significativo para a gestão de tesouraria, uma vez que incrementa o risco de perda, destruição ou extravio de documentos importantes. O arquivo digital não apenas elimina o risco de perda e extravio como oferece a garantia de continuidade de negócio nos casos extremos em que exista uma destruição massiva de documentação importante.
Em conclusão, a escolha de um software de gestão de tesouraria que incorpore um arquivo digital não é apenas uma tendência, mas uma decisão estratégia na direção de uma maior eficiência e segurança.
No caso do Paychart, a juntar às poderosas funcionalidades de gestão de tesouraria, o software inclui uma ferramenta de arquivo digital que permite guardar os principais documentos do processo de tesouraria, incluindo os documentos relativos a contratos e outros compromissos.
